53 Internt stöd-, utvecklings- och administrativt arbete
Arbetsinnehåll
- Arbeta med internt stöd till kärnverksamheten och administrativt stöd till verksamhetens chefer.
- Arbeta med administrativa uppgifter till exempel i samband med möten, resor, kurser och konferenser.
- På uppdrag formulera och redigera texter, föra protokoll och utforma korrespondens.
- Samordna och hålla ihop den beslutande processen för verksamheten.
- Arbeta med verksamhetsutveckling, ta fram underlag och göra analyser i syfte att förbättra den interna styrningen och kontrollen av verksamheten.
- Hantera post inklusive e-post, bevaka och följa upp ärenden samt arkivera.
- Diarieföra och registrera handlingar i dokument- och ärendehanteringssystem samt lämna ut allmänna handlingar efter begäran.
Avgränsningar
- Utbildnings- och forskningsadministration förs till arbetsområde 22.
- Arkivverksamhet som innebär myndighetsutövning förs till arbetsområde 40.
- Ekonomicontrollerfunktionen förs till arbetsområde 48.
- Receptionsarbete och annat kontorsservicearbete förs till arbetsområde 54.
- Intern revision förs till arbetsområde 55.
Grupperingsnivåer med exempel på arbetsuppgifter för icke chefer
Nivå 1
Arbetet utförs enligt fastlagda rutiner.
- Arbetar med administrativa rutiner och registrering, till exempel diarieföring och fördelning av ärenden. Bevakar pågående ärenden samt sköter register och arkiv.
- Hanterar inkommande ärenden.
- Bistår kärnverksamheten med administrativt stöd. Kallar till möten, kurser och konferenser, bokar lokaler och beställer resor.
- Förmedlar information, formulerar och lämnar meddelanden.
- Formulerar och redigerar texter, skriver minnesanteckningar som inte ställer krav på faktakunskap.
Generell nivå 1
Arbetet är i stor utsträckning avgränsat till ett fåtal handlingsalternativ. Arbetet innehåller uppgifter av samma art som i huvudsak avslutas dagligen och som i regel är bundna till fastlagda rutiner eller utförs efter givna förutsättningar. Direkt eller övergripande arbetsledning finns oftast.
Baskunskap för att förstå rutiner och metoder eller erfarenhet inom arbetsområdet, eller båda.
Nivå 2
Arbetet utförs utifrån kända handlingsalternativ.
Utför motsvarande arbetsuppgifter som i nivå 1 men har uppgifter som förutsätter ett utökat eget ställningstagande. Kan även innehålla ett delegerat arbetsledningsansvar.
- Hanterar registratorsfunktionen. Lämnar information om ärenden som rör verksamheten. Ger råd och stöd angående registrering och hantering av handlingar.
- På uppdrag formulera och redigera texter, föra minnesanteckningar som ställer visst krav på faktakunskap, föra protokoll och utforma korrespondens.
- Utför arbeten som kräver mångsidig hantering av tekniska hjälpmedel.
- Samordnar internadministrativa ärenden med stor kontaktyta internt och externt.
Generell nivå 2
Arbetet utförs utifrån flera kända handlingsalternativ där valet ofta förutsätter ett eget ställningstagande. Arbetet kan innehålla inslag av egna analyser, bedömningar och åtgärder. Arbetet består av ett flertal uppgifter av likartad karaktär och utförs till exempel utifrån allmänna anvisningar, blanketter, föreskrifter eller motsvarande. Övergripande arbetsledning finns oftast.
Ingående kännedom om standardmetoder eller erfarenhet inom arbetsområdet, eller båda.
Nivå 3
Arbetet utförs i stor utsträckning självständigt utifrån tillämpade riktlinjer och praxis inom verksamheten.
Utför ungefär samma arbetsuppgifter som inom lägre nivåer, men mångsidigheten i arbetsuppgifterna är särskilt uttalad.
- Samordnar omfattande internadministrativa ärenden med stor kontaktyta internt och externt.
- Arbetar med verksamhetsutveckling genom att ta fram underlag och göra analyser i syfte att förbättra intern styrning och kontroll av del av verksamhet.
- Kartlägger, utreder, analyserar, utvecklar och följer upp administrativa processer, metoder och arbetsformer för del av verksamhet.
- Arbetar med verksamhetsplanering och verksamhetsberättelse för del av verksamhet.
Generell nivå 3
Arbetet utförs i stor utsträckning självständigt till exempel utifrån tillämpade riktlinjer och praxis vid myndigheten eller motsvarande verksamhet. Givna ramar finns i regel avseende metoder och rutiner. Arbetet består av ett flertal olikartade uppgifter som ofta är av analyserande och utvärderande karaktär. Vid ovanligare problem diskuteras och förankras åtgärder med överordnad.
Teoretisk och praktisk kunskap eller ofta bred erfarenhet inom arbetsområdet, eller båda.
Nivå 4
Arbetet utförs självständigt och består i huvudsak av uppgifter som är av analyserande och utvärderande karaktär.
- Initierar och medverkar vid verksamhetsövergripande utveckling och uppföljning av metoder och arbetsformer.
- Kartlägger, utreder, analyserar, utvecklar och följer upp verksamhetsövergripande administrativa processer, metoder och arbetsformer.
- Arbetar med verksamhetsplanering och verksamhetsberättelse för hela verksamheten.
Generell nivå 4
Arbetet utförs självständigt till exempel utifrån planer, riktlinjer och praxis vid myndigheten. Beslut och ställningstaganden baseras i huvudsak på tidigare praxis, erfarenheter eller metoder. Arbetet består huvudsakligen av uppgifter som är av analyserande och utvärderande karaktär, där utveckling ofta förekommer. Uppgifterna är komplexa men i huvudsak angivna eller definierade. Principiellt viktiga lösningar diskuteras och förankras med överordnad.
Bred eller djup kunskap och/eller erfarenhet inom arbetsområdet samt god kunskap om bakomliggande teorier och principer.
Nivå 5
Arbetet består i huvudsak av komplexa uppgifter där arbetsmetoder och alternativ till lösningar inte är givna eller definierade.
- Arbetar strategiskt med verksamhets- och processutveckling samt initierar och ansvarar för utveckling av metoder och arbetsformer.
Generell nivå 5
Arbetet utförs i regel utifrån kortsiktiga och långsiktiga verksamhetsmål. Arbetsmetoder och alternativ till lösningar är inte givna eller definierade och kräver ofta nytänkande. Arbetet består huvudsakligen av komplexa uppgifter som är av analyserande och utvärderande karaktär, oftast med betydande inslag av planering och metodutveckling. Resultatet har ofta en påverkan på flera verksamheter inom myndigheten, eller motsvarande.
Djup, ingående eller bred kunskap och erfarenhet inom arbetsområdet samt mycket god kunskap om bakomliggande teorier och principer.
Nivå 6
Se generella nivåbeskrivningar.
Generell nivå 6
Arbetet kännetecknas av att det är utpräglat utvecklingsinriktat och nyskapande. Arbetet utförs i regel utifrån övergripande policy och målsättningar. Arbetet består i att lösa komplexa problem av stor vikt för hela myndigheten, eller motsvarande verksamhet, och som oftast kräver nya angreppssätt. Resultatet påverkar ofta hela myndigheten eller verksamheten långsiktigt.
Omfattande kompetens och mycket djup och/eller bred kunskap i aktuella teorier och principer.