56 Inköps- och upphandlingsarbete
Arbetsinnehåll
- Arbeta med inköp och upphandling enligt lag och förordning.
- Utreda kundernas inköpsbehov och analysera leverantörsmarknadens produkter, lönsamhet och trender.
- Planera och genomföra inköp eller upphandling, kontakta leverantörer, granska anbud, förhandla och utforma avtal, följa upp avtal samt bevaka leveranser.
- Samordna arbetet med upphandling.
- Ge råd och stöd i upphandlingsfrågor.
- Sköta kontakter med till exempel transport- och speditionsföretag, banker samt presumtiva och nuvarande leverantörer.
- Hantera och utveckla teknik och system för produktadministration.
Avgränsningar
- Beställning av kontorsmaterial förs till arbetsområde 54.
- Beställning av råvaror till kök och matsal förs till arbetsområde 74.
- Sakkunnig vid upphandling förs till respektive arbetsområde.
Grupperingsnivåer med exempel på arbetsuppgifter för icke chefer
Nivå 1
Arbetet utförs enligt fastlagda rutiner.
Arbetet avser produkter med given användning och fastställda priser och leveransvillkor.
- Beställer produkter inom ett bestämt sortiment som köps löpande.
- Bevakar leveranser, kontrollerar fakturor och hanterar reklamationer.
- Administrativt hanterar utskick av anbudsförfrågan och öppning av anbud.
- Dokumenterar, skriver och diarieför inköpshandlingar och avtalstexter.
Generell nivå 1
Arbetet är i stor utsträckning avgränsat till ett fåtal handlingsalternativ. Arbetet innehåller uppgifter av samma art som i huvudsak avslutas dagligen och som i regel är bundna till fastlagda rutiner eller utförs efter givna förutsättningar. Direkt eller övergripande arbetsledning finns oftast.
Baskunskap för att förstå rutiner och metoder eller erfarenhet inom arbetsområdet, eller båda.
Nivå 2
Arbetet utförs utifrån kända handlingsalternativ.
Arbetet avser produkter som förekommer i olika utförande och i ett varierande utbud men där priser och leveransvillkor vanligen är bestämda i förhållande till produkt och inköpsvolym.
- Gör löpande inköp och avropar från ramavtal.
- Tar in anbud eller offerter, pris- och leverantörsuppgifter samt väljer leverantör.
- Bevakar leveranser och betalningar samt hanterar reklamationer, vilket innebär kontakter med bland annat leverantörer, interna enheter, banker, transport- och speditionsföretag.
- Hanterar system för produktadministration, till exempel integrerade system för planering, förråds- och lagerredovisning, lagerstyrning samt leveransbevakning.
Generell nivå 2
Arbetet utförs utifrån flera kända handlingsalternativ där valet ofta förutsätter ett eget ställningstagande. Arbetet kan innehålla inslag av egna analyser, bedömningar och åtgärder. Arbetet består av ett flertal uppgifter av likartad karaktär och utförs till exempel utifrån allmänna anvisningar, blanketter, föreskrifter eller motsvarande. Övergripande arbetsledning finns oftast.
Ingående kännedom om standardmetoder eller erfarenhet inom arbetsområdet, eller båda.
Nivå 3
Arbetet utförs i stor utsträckning självständigt utifrån tillämpade riktlinjer och praxis inom verksamheten.
Arbetet avser produkter där priser och leveransvillkor vanligen inte är bestämda i förhållande till produkt och inköpsvolym.
- Medverkar i upphandlingar.
- Bedömer anskaffningsbehov med hänsyn till tillgång, efterfrågan och prisutveckling.
- Sammanställer, analyserar och bedömer underlag för slutlig utvärdering av marknads- och leverantörsförhållanden.
- Tar in anbud eller offerter och utvärderar dessa. Väljer leverantör, förhandlar eller vid behov omförhandlar avtal. Sluter avtal om priser, volymer och leveransvillkor.
- Följer upp avtal.
- Ger råd och stöd i upphandlingsfrågor.
Generell nivå 3
Arbetet utförs i stor utsträckning självständigt till exempel utifrån tillämpade riktlinjer och praxis vid myndigheten eller motsvarande verksamhet. Givna ramar finns i regel avseende metoder och rutiner. Arbetet består av ett flertal olikartade uppgifter som ofta är av analyserande och utvärderande karaktär. Vid ovanligare problem diskuteras och förankras åtgärder med överordnad.
Teoretisk och praktisk kunskap eller ofta bred erfarenhet inom arbetsområdet, eller båda.
Nivå 4
Arbetet utförs självständigt och består i huvudsak av uppgifter som är av analyserande och utvärderande karaktär.
Arbetet avser komplexa produkter som måste anpassas till mottagarens särskilda behov och förutsättningar.
- Medverkar i eller ansvarar för och genomför mer komplexa upphandlingar.
- Tar in anbud eller offerter och väljer leverantör, förhandlar eller vid behov omförhandlar och sluter avtal eller ramavtal om priser, volymer och leveransvillkor för mer komplexa upphandlingar som berör flera olika sakområden med inbördes beroenden.
- Ger råd och stöd i upphandlingsfrågor som kräver hög grad av bedömning.
Generell nivå 4
Arbetet utförs självständigt till exempel utifrån planer, riktlinjer och praxis vid myndigheten. Beslut och ställningstaganden baseras i huvudsak på tidigare praxis, erfarenheter eller metoder. Arbetet består huvudsakligen av uppgifter som är av analyserande och utvärderande karaktär, där utveckling ofta förekommer. Uppgifterna är komplexa men i huvudsak angivna eller definierade. Principiellt viktiga lösningar diskuteras och förankras med överordnad.
Bred eller djup kunskap och/eller erfarenhet inom arbetsområdet samt god kunskap om bakomliggande teorier och principer.
Nivå 5
Arbetet består i huvudsak av komplexa uppgifter där arbetsmetoder och alternativ till lösningar inte är givna eller definierade.
Avtalen kräver riskbedömningar av leverantörers långsiktiga förmåga att leverera efterfrågad produkt samt riskbedömning av olika finansieringsalternativ.
- Ansvarar för komplexa och omfattande upphandlingar som ställer särskilda krav på sakkompetens.
- Arbetar strategiskt med upphandlings- och inköpsverksamhet samt initierar och ansvarar för utveckling av metoder och arbetsformer.
- Analyserar inköpsmarknader och utreder inköpsbehov och inköpsmöjligheter.
- Tar in och bedömer anbud eller offerter med hänsyn till tekniska, ekonomiska och produktadministrativa synpunkter.
- Förhandlar eller vid behov omförhandlar avtal. Sluter avtal eller ramavtal om priser, volymer, leveransvillkor på lång sikt.
Generell nivå 5
Arbetet utförs i regel utifrån kortsiktiga och långsiktiga verksamhetsmål. Arbetsmetoder och alternativ till lösningar är inte givna eller definierade och kräver ofta nytänkande. Arbetet består huvudsakligen av komplexa uppgifter som är av analyserande och utvärderande karaktär, oftast med betydande inslag av planering och metodutveckling. Resultatet har ofta en påverkan på flera verksamheter inom myndigheten, eller motsvarande.
Djup, ingående eller bred kunskap och erfarenhet inom arbetsområdet samt mycket god kunskap om bakomliggande teorier och principer.
Nivå 6
Se generella nivåbeskrivningar.
Generell nivå 6
Arbetet kännetecknas av att det är utpräglat utvecklingsinriktat och nyskapande. Arbetet utförs i regel utifrån övergripande policy och målsättningar. Arbetet består i att lösa komplexa problem av stor vikt för hela myndigheten, eller motsvarande verksamhet, och som oftast kräver nya angreppssätt. Resultatet påverkar ofta hela myndigheten eller verksamheten långsiktigt.
Omfattande kompetens och mycket djup och/eller bred kunskap i aktuella teorier och principer.